Office Administration Assistant (m/w/d) White & Case LLP

Am Düsseldorfer Standort unserer Kanzlei suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Office Administration Assistant (m/w/d) zunächst für 2 Jahre befristet an 20 Stunden pro Woche für den Bereich Office Services.

Das erwartet Dich:

• Du managst effizient das vielfältige Tagesgeschäft und die Büroabläufe (inkl. Listenpflege, Fristenüberwachung, Rechnungsprüfung, Verwaltung des Budgets etc.)
• Du bist zuständig für Warenbestellungen
• Du bist zuständig für den Prozess der Aktenarchivierung und -vernichtung
• Du begleitest den administrativen Bereich des New Joiner und Leaver-Prozesses
• Du verwaltest die Raumplanung und organisierst interne Umzüge für alle Mitarbeitenden
• Du arbeitest eng mit der Gebäudeverwaltung, Dienstleistern und Haustechnik bei allen bürobezogenen Angelegenheiten und Reparaturen zusammen
• Du verwaltest das Mietsicherheitssystem und die Zutrittskarten für alle Mitarbeitenden
• Du organisierst Besuche unseres Betriebsarztes vor Ort und kümmerst dich um die dazugehörige Terminkoordination
• Die Betreuung des Bereichs der Arbeitssicherheit gehört ebenso zu Deinem Aufgabengebiet
• Du vertrittst die Leitung der Office Administration
• Darüber hinaus unterstützt du das Team am Empfang und bist - auch im Vertretungsfall - für die Vor- und Nachbereitung von Meetings, den Postein- und -ausgang sowie für die Betreuung der Telefon­zen­trale in deut­scher und eng­li­scher Sprache zuständig

Das bringst Du mit:

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und erste Berufserfahrung im Bereich Office Administration
• Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Eng­lisch­kennt­nisse
• Sichere Anwenderkenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint und Outlook)
• Deine ausgeprägte Service­be­reit­schaft, Dei­nen Team­geist und Dein ge­pfleg­tes Äuße­res kom­bi­nierst Du mit Enga­ge­ment und Eigen­ini­tiative
• Zudem hast Du ein freund­li­ches, siche­res und zu­vor­kom­men­des Auf­tre­ten, orga­ni­sierst gerne und meis­terst sou­ve­rän auch tur­bu­lente Situ­a­tionen

Darum White & Case:

• Zukunftsorientierte Aufgaben einer renommierten Kanzlei mit sehr gutem Betriebsklima
• Umfangreiche Einarbeitung und Weiterbildung
• Attraktive Vergütung, 30 Urlaubstage (zusätzliche freie Tage an Weihnachten und Silvester), ein Jobticket oder Pkw-Stellplatz, Essens-/Restaurantschecks, eine betriebliche Gesundheits- und Altersvorsorge sowie Fahrradleasing
• Diverse Team Events und unternehmensweite Sport- und After-Work-Aktivitäten
• Benefits & Wellbeing: u. a. Unterstützung von berufstätigen Eltern bei der Vereinbarung von Beruf und Privatleben (z. B. Kinder- und Notfallbetreuung)
• Moderne Büros in zentraler Innenstadtlage mit sehr guter Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel
• Mehr dazu findest Du hier: Unser Angebot für Business Services

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