„Adé" Carrie Heffernan und „Hallo" Donna Paulsen

Jennifer Bajorek ist gelernte Rechtsanwaltsfachangestellte und hat bereits 2009 ihre Ausbildung bei Bird & Bird absolviert. Seit 2012 ist sie Partnerassistentin im Bereich Corporate / M&A der Großkanzlei und unterstützt 4 Partner und 5 Associates.

Frau Bajorek, Sie haben sich 2009 für die Ausbildung zur Rechtsanwaltsfachangestellten entschieden. Warum wollten Sie Rechtsanwaltsfachangestellte werden?

Nach dem Fachabitur wusste ich zwei Dinge: 1. ich möchte nicht studieren und 2. ich möchte im Büro arbeiten. Daraufhin habe ich mich, ohne genau zu wissen das ich Rechtsanwaltsfachangestellte werden will, bei verschiedenen Kanzleien und bei Gericht beworben. Ich habe mich mehr oder weniger „unbewusst“ für diesen – wie sich später rausstellte – sehr anspruchsvollen und hoch angesehenen Beruf entschieden.

Dem wichtigen Beruf der Rechtsanwaltsfachangestellten fehlt es oft an Anerkennung und Wertschätzung. Nun entspricht das Bild von Kaffee kochenden und Akten sortierenden ReFas aber garantiert nicht der Arbeitsrealität?

Während man früher das Bild der Donut kaufenden Carrie Heffernan von King of Queens im Kopf hatte, so entspricht der Job heute eher Donna Paulsen von Suits. Als ReFa ist man ein Allrounder: Man ist höchst strukturiert, immer fristgerecht, ein Organisationstalent, durchsetzungsfähig, Formatierungsprofi und Reiseverkehrskauffrau zugleich. Als ich neulich privat etwas organisieren musste, wurde ich gefragt, was ich beruflich machen würde, da ich so super strukturiert sei und genau die richtigen Fragen stellen würde. Der Beruf kommt einem nicht nur bei der Arbeit zugute.

Welche Ihrer Tätigkeiten bereiten Ihnen besonders viel Freude und wieso?

Wenn wir uns als Kanzlei bei neuen potenziellen Mandanten „bewerben“, macht mir die Mitgestaltung der Pitch-Präsentationen besonders viel Spaß. Ich liebe es, die Dokumente aufzuhübschen, Bilder und Zitate an genau der richtigen Stelle zu platzieren und somit am Ende ggf. daran beteiligt gewesen zu sein, einen neuen Mandanten/eine neue Mandantin gewonnen zu haben.

Vom Umgang mit Mandant:innen über den Schriftverkehr bis hin zur Einhaltung von Fristen – ReFas sind aus Kanzleien nicht mehr wegzudenken. Wie würde es Ihrer Meinung nach in einer Kanzlei ohne Rechtsanwaltsfachangestellte zugehen und warum ist Ihr Beruf in Kanzleien von großer Bedeutung?

Wir ReFas sorgen für Struktur. Ich kann mich an eine besonders passende Situation erinnern: Mein Chef verabschiedet sich mit seiner Sporttasche über der Schulter von mir, er würde jetzt zum Sport gehen. Daraufhin musste ich ihm mitteilen, dass das leider nicht möglich sei, da er in 5 Minuten den nächsten Termin hat. Ohne uns gäbe es ganz großes Chaos. Außerdem sind wir das Bindeglied zwischen den Anwält:innen und den Business Service Abteilungen. Wir wissen genau, an wen wir uns bei fachspezifischen Fragen wenden müssen.

Welche persönlichen sowie beruflichen Qualifikationen sollten interessierte Bewerber:innen für den Beruf der Rechtsanwaltsfachangestellten bei Bird & Bird mitbringen? Können sich auch Quereinsteiger bei Ihrer Kanzlei bewerben?

Mit- und weiterdenken können ist das A und O. Außerdem sollte man sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift mitbringen, da bei Bird & Bird aufgrund der Internationalität sämtliche Systeme (auch Word, Excel etc.) auf Englisch zu bedienen sind. Darüber hinaus arbeiten wir regelmäßig mit internationalen Kolleg:innen zusammen. Aber nicht verzagen: Auch mein Englisch war anfangs nicht das Beste. Eine abgeschlossene Berufsausbildung ist obligatorisch, aber bei Bird & Bird ist jeder willkommen, auch Quereinsteiger. Der Vorteil einer Großkanzlei ist, dass wir für alles eine eigene Abteilung haben. Wir haben ein Fristenwesen, eine Buchhaltung, eine Personalabteilung, eine hausinterne IT, eine Marketingabteilung, Office Service etc. Es ist nicht so, dass für alles ein fundiertes Fachwissen erforderlich ist – man muss nur wissen, wer der richtige Ansprechpartner/die richtige Ansprechpartnerin ist.

Wie sind Sie damals auf Bird & Bird aufmerksam geworden und was hat Sie überzeugt,
Ihre Karriere bei Bird & Bird zu beginnen?

Ich bin über eine der üblichen Online-Stellenbörsen auf Bird & Bird gestoßen und habe mich auf gut Glück beworben. Feuer und Flamme war ich nach meinem Bewerbungsgespräch. Sowas hatte ich zuvor noch nicht erlebt. Man hatte sich einen ganzen Tag Zeit für mich genommen, von einem Einstellungstest über eine kurze Präsentation meiner selbst bis hin zu einem gemeinsamen Mittagessen inkl. Smalltalk mit Anwält:innen und Assistent:innen war alles dabei. Danach war ich mir ganz sicher: Da muss ich hin! Was mich nach all den Jahren immer noch hier hält, sind mein Team und die abwechslungsreiche Arbeit. Mit den Jahren hat sich Bird & Bird auch verändert. Wir gehen „mit der Zeit“. PAs werden mit Laptops ausgestattet, wir können flexibel auch von zu Hause arbeiten. Zudem veranstaltet Bird & Bird die coolsten Events. Durch unsere internationalen Fußballturniere durfte ich beispielsweise bereits für unsere deutsche Mannschaft in Paris, Brüssel und Warschau auf dem Feld stehen.

Seit 2012 sind Sie ein festes Teammitglied bei Bird & Bird und mittlerweile für 4 Partner:innen und 5 Associates zuständig. Wie würden Sie die Atmosphäre und Zusammenarbeit mit den Anwält:innen in Ihrer Kanzlei beschreiben?

Wir sind ein sehr harmonisches, eingespieltes Team. Trotz aller Ernsthaftigkeit, die der Job mit sich bringt, kommt der Spaß nicht zu kurz. Mit der derzeitigen Home-Office-Situation sehen wir uns dennoch alle mindestens dreimal in der Woche in Team-Meetings via Videokonferenz. Außerdem sorgen unsere Chefs dafür, dass wir uns auch außerhalb der Kanzlei bei kleinen Teamevents zu Dinner & Drinks treffen. So stärken wir unseren Teamspirit. Das ist auch das, was Bird & Bird ausmacht. Wir sind gut in unserem Job und vergessen darüber hinaus die Menschlichkeit nicht.

Ihr Beruf ist mit viel Verantwortung verknüpft. Wie gehen Sie mit diesem hohen Pflichtbewusstsein um?

Ich erledige jede Aufgabe mit Bedacht. Meine E-Mails lese ich vor dem Versenden auch gerne ein zweites oder drittes Mal durch.

In der Anwaltschaft können Fehler zu erheblichen Problemen oder Verzögerungen im Arbeitsprozess führen. Wie geht Bird & Bird mit Fehlern um und wie strukturieren Sie sich, um Fehler zu vermeiden?

Da ich ein Routine- und Listen-liebender Mensch bin, habe ich den perfekten Weg gefunden mein Zeit- und Selbstmanagement so auszubauen, dass ich jeden Tag mit Freude an die Aufgaben herangehen und auch mal mit Druck umgehen kann. Sollten sich doch mal Fehler einschleichen, weiß ich, dass meine Vorgesetzten in erster Linie für mich einstehen. Im Nachgang gibt es sicherlich einen Rüffel, aber es wird sich auch die Zeit genommen, genau zu erörtern, wie es dazu gekommen ist und wie man Fehler künftig vermeiden kann.

Ihre Kanzlei bietet mit der Bird & Bird Academy maßgeschneiderte Fortbildungsmöglichkeiten für die Mitarbeiter an. Profitieren auch Rechtsanwaltsfachangestellte von den Weiterbildungsmöglichkeiten oder sind diese nur für Anwält:innen ausgelegt?

Auch wir Rechtsanwaltsfachangestellte profitieren von Weiterbildungsangeboten der Bird & Bird Academy. So gibt es beispielsweise regelmäßige „ReFa Light Module“ in denen relevantes, rechtsspezifisches Praxiswissen für unsere Tätigkeit im Assistenzbereich geschult wird. Auch externe Weiterbildungen werden von Bird & Bird unterstützt. So konnte ich beispielsweise im Jahr 2017 meinen Fachwirt für betriebliches Management an der BAW in Köln abschließen.

Wieso sollten Rechtsanwaltsfachangestellte bei einem angehenden Jobwechsel die Kanzlei Bird & Bird als potenziellen Arbeitgeber in Betracht ziehen?

Wer nicht nur seine Zeit von 9 bis 18 Uhr „absitzen“, sondern mehr aus seinem Alltag machen möchte, wer einen Arbeitgeber sucht, der einem mehr bietet, mehr Abwechslung, mehr Anspruch, mehr Innovation, mehr Teamspirit – der ist bei Bird & Bird goldrichtig. Wir verbringen einen Großteil unseres Tages bei der Arbeit. Sollte diese uns dann nicht Spaß machen und an einem Ort sein, an dem man sich wohlfühlt?

Welche Tipps würden Sie anderen Rechtsanwaltsfachangestellten mit auf den Weg geben, um einen bevorstehenden stressigen Arbeitsalltag reibungslos zu meistern?

Setzt Euch Prioritäten. Schreibt Listen und streicht erledigte Aufgaben mit Begeisterung von dieser. Es gibt nichts Befriedigenderes, als am Ende des Tages ein Blatt voller durchgestrichener Aufgaben vor sich liegen zu haben. Und wenn doch noch etwas offen ist, lasst Euch nicht stressen – morgen ist auch noch ein Tag!

Ihr Fazit?

Jeder hat Aufgaben, die er vielleicht auch mal nicht so gerne erledigt. Bei mir sind es die monatlichen Rechnungsstellungen. Aber, ihr müsst die Arbeit doch so oder so machen, wieso dann nicht mit guter Laune?

Vielen Dank, Frau Bajorek!